ДОДАТОК № 1

До Рішення зборів суддів

Київського районного суду

м. Харкова

від 07 квітня 2025 року

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

 

Рішенням зборів суддів

Київського районного суду

м. Харкова

від 07 квітня 2025 року

 

 

                                                                                                                                           

ЗАСАДИ ВИКОРИСТАННЯ АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТООБІГУ

КИЇВСЬКОГО РАЙОННОГО СУДУ М. ХАРКОВА

 

І. Загальні положення

 

Засади використання автоматизованої системи документообігу Київського районного суду м. Харкова (далі – Засади) розроблені зборами суддів даного суду відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого Рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року №  39 (далі - Положення), що набрало чинності 01 квітня 2025 року.

 

1.1. Предмет регулювання

 

1.1.1. Правове регулювання відносин, пов’язаних із функціонуванням автоматизованої системи документообігу в Київському районному суді м. Харкова, здійснюється згідно з Положенням про автоматизовану систему документообігу суду відповідно до законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», «Про доступ до судових рішень», «Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах», «Про захист персональних даних» та інших нормативно-правових актів.

1.1.2. Положенням не регулюється порядок ведення діловодства з питань роботи з кадрами, щодо звернень громадян та надання публічної інформації.

1.2. Визначення термінів

 

1.2.1 Наведені у Положенні терміни вживаються в такому значенні:

 автоматизована система - сукупність комп'ютерних програм і відповідних програмно-апаратних комплексів судів та Державної судової адміністрації України (далі - ДСА України), що забезпечує функціонування документообігу суду, обіг інформації між судами різних інстанцій та спеціалізацій, передачу інформації до центральних баз даних залежно від спеціалізації судів, захист від несанкціонованого доступу тощо;

автоматизоване робоче місце - програмно-апаратний комплекс, що складається з персональної електронної обчислювальної машини та інших пристроїв, прикладного програмного забезпечення загального призначення і спеціалізованого прикладного програмного забезпечення та призначений для автоматизації діяльності користувача системи в межах його повноважень та компетенції і діє у складі автоматизованої системи документообігу суду, в тому числі для обміну інформацією з іншими автоматизованими робочими місцями та (або) іншими автоматизованими системами із застосуванням каналів зв’язку;

автор електронного документа - фізична або юридична особа, яка створила електронний документ;

адміністратор автоматизованої системи (адміністратор Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи та інших інформаційних систем і сервісів судової влади - далі ЄСІТС) - державне підприємство "Інформаційні судові системи", яке забезпечує: технічний супровід та здійснює підтримку працездатності автоматизованої системи в цілому згідно з вимогами ЄСІТС, виконує інші функції відповідно до розпоряджень ДСА України та взятих на себе договірних зобов'язань;

сервіс обміну обліково-інформаційними картками, електронними документами суду з центральною базою даних автоматизованої системи документообігу суду у відповідності до протоколів обміну, затверджених адміністратором автоматизованої системи;

вбудований редактор текстів - функціональна частина автоматизованої системи, що надає можливість створення та налаштування шаблонів документів, а також забезпечує виготовлення процесуальних та інших документів суду на підставі цих шаблонів в інтерфейсі текстового редактора;

 виконавчий документ - виконавчий лист, судовий наказ, ухвала, постанова суду у цивільних  справах, кримінальних провадженнях (справах) та справах про адміністративні правопорушення у випадках, передбачених законом;

 електронний архів - відокремлена частина бази даних, що містить інформацію про судові справи та/або документи, передані до архіву суду, і не підлягає редагуванню засади використання автоматизованої системи документообігу суду - це затверджені рішенням зборів суддів відповідного суду правила застосування цього Положення з урахуванням юрисдикції та інстанційності суду, норм процесуальних кодексів та законів України;

         запасний суддя – суддя, який займає штатну суддівську посаду в суді відповідної інстанції, призначається за ухвалою суду у кримінальному провадженні, для проведення якого потрібен значний час, і перебуває в залі судового засідання протягом судового розгляду.

 комп’ютерна програма - набір інструкцій у вигляді слів, цифр, кодів, схем, символів чи в будь-якому іншому вигляді, виражених у придатній для зчитування комп'ютером формі, які приводять його в дію для досягнення певної мети або результату;

користувач автоматизованої системи - суддя, помічник судді, працівник апарату суду, технічний адміністратор (на підставі наказу керівника апарату суду);

оригінал електронного документа суду - електронний примірник документа суду з обов’язковими реквізитами, в тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги";

 електронний примірник судового рішення - створений в АСДС електронний документ, підписаний кваліфікованим електронним підписом (далі КЕП) судді, що ухвалив таке судове рішення, в разі колегіального розгляду - кваліфікованими електронними підписами всіх суддів, що входять до складу колегії, або іншої особи, визначеної згідно з пунктом 2 розділу III Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень. Такий документ має бути ідентичним за документарною інформацією та реквізитами оригіналу судового рішення в паперовій формі;

підсистема - виділений за певними ознаками модуль автоматизованої системи для вирішення конкретних завдань цієї системи, що встановлюється на кожному автоматизованому робочому місці залежно від функцій, повноважень та напрямів роботи користувача автоматизованої системи;

права користувача автоматизованої системи - сукупність дій, які користувач автоматизованої системи має право виконувати в цій системі;

провадження у судовій справі - сукупність процесуальних дій, пов'язаних із розглядом судової справи;

редагування інформації - зміна даних після їх збереження відповідним користувачем чи підписання документа КЕП суди - суди, які спеціалізуються на розгляді справ в порядку адміністративного, кримінального або цивільного судочинства, а також справ про адміністративні правопорушення судова справа - позовні заяви, скарги, матеріали кримінального провадження, подання та інші передбачені законом процесуальні документи, що подаються до суду і можуть бути предметом судового розгляду, а також судові процесуальні документи, що виготовляються судом;

судове рішення - процесуальний документ, ухвалений судом (у тому числі слідчим суддею під час досудового розслідування) під час розгляду справи (матеріалів кримінального провадження) на будь-якій стадії судового провадження (ухвала, окрема ухвала, рішення, вирок, постанова, окрема думка судді, судовий наказ тощо);

реєстрація вхідної кореспонденції - фіксування в автоматизованій системі факту надходження до суду судових справ та інших документів, отриманих судом у зв’язку з виконанням ним своїх повноважень; реєстрація вихідної кореспонденції - фіксування в автоматизованій системі надсилання судом документів, виготовлених у суді;

технічний адміністратор - особа, наділена правами адміністратора автоматизованої системи для забезпечення її технічного функціонування, яка працює безпосередньо в суді;

основний склад постійно діючої колегії – визначений зборами кількісний склад суддів, які відповідно до процесуального законодавства здійснюють кримінальний розгляд кримінальних проваджень по суті.

 

1.3. Цілі та завдання Засад

 

1.3.1 Засади визначають порядок функціонування автоматизованої системи документообігу в судах (далі - автоматизована система), яка забезпечує:

реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, в тому числі судових справ, етапів їх руху;

об’єктивний та неупереджений розподіл судових справ між суддями з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ, з урахуванням завантаженості кожного судді (збалансованого навантаження);

визначення присяжних для судового розгляду з числа осіб, які внесені до відповідних списків;

надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду судових справ у випадках, встановлених законом;

оприлюднення передбаченої цим Положенням інформації для розміщення на вебсайтах судів вебпорталу «Судова влада України»;

 виготовлення та збереження оригіналів електронних документів суду;

 централізоване зберігання оригіналів електронних документів суду та інших процесуальних документів, в тому числі електронних примірників судових рішень, виготовлених судом;

 підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

видачу копій судових рішень, виконавчих документів на підставі наявних в автоматизованій системі даних;

автоматичне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

передачу судових справ до електронного архіву.

1.3.2.  Для функціонування автоматизованої системи ДСА України забезпечує:

розробку відповідних комп’ютерних програм документообігу суду за спеціалізаціями судів;

підготовку нормативних документів щодо використання автоматизованої системи;

розробку вимог щодо захисту автоматизованої системи та інформації, що міститься у ній;

суди технічними, фінансовими і організаційними ресурсами, необхідними для впровадження, захисту та використання автоматизованої системи;

навчання користувачів автоматизованої системи під час її впровадження та використання;

моніторинг технічного стану автоматизованої системи та захищеності її даних;

організацію технічної та інформаційної підтримки користувачів автоматизованої системи, зокрема, за допомогою відкритих вебресурсів, відповідного телефонного інформаційного центру тощо;

своєчасне реагування на проблеми технічного характеру, що виникають під час використання автоматизованої системи та про які стало відомо з повідомлень, отриманих від судів.

1.3.3.  Для функціонування автоматизованої системи Київський районний суд м. Харкова забезпечує:

своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, електронних примірників судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

 своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

 захист інформації автоматизованої системи в суді;

 своєчасне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

 інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

 

1.4. Особливості функціонування автоматизованої системи в Київському районному суді м. Харкова

 

1.4.1. У Київському районному суді м. Харкова використовується комп’ютерна програма «Д-3», розроблена адміністратором автоматизованої системи документообігу суду для судів загальної юрисдикції, яка забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, визначених Розділом ІІ Положення.

1.4.2. Збори суддів мають повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду затверджуються рішенням зборів суддів і вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.

 

ІІ. Порядок функціонування автоматизованої системи

 

Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді та присяжних;

взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді, голови суду про закінчення цих строків;

використання КЕП для підписання оригіналу електронного документа суду;

оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

індексацію документів та їх контекстний пошук;

виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв’язку електронних примірників судових рішень;

зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

відправку електронних примірників судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

формування звітності суду про стан здійснення судочинства;

надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень);

передачу судових справ до електронного архіву;

надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

 

2.1. Функціональні обов´язки, права користувачів автоматизованої системи

 

2.1.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в Київському районному суді м. Харкова визначаються на підставі наказу керівника апарату суду.

 Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор.

 Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

2.1.2. Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену цими Засадами інформацію.

2.1.3. Використання КЕП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги». Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання КЕП, від отримання та використання КЕП з будь-яких підстав не допускається.

2.1.4. Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги цих Засад та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

2.1.5. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – технічний адміністратор (головний спеціаліст).

2.1.6. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

 

2.2. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху

 

2.2.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

2.2.2. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства.

До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документа у вигляді вкладеного цифрового файла.

2.2.3. Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.

2.2.4. Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично.

Єдиний унікальний номер залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов'язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.

Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код суду першої інстанції (три цифри) / номер судової справи за порядком у поточному році / рік реєстрації (дві цифри). Наприклад: 953/123/25.

2.2.5. Автоматизованою системою автоматично формується номер провадження судової справи, необхідний для діловодства суду. Цей номер повинен містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації.

2.2.6. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:

 у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб - поточного року;

у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб - поточного року.

2.2.7. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

 

2.3. Розподіл судових справ між суддями

 

2.3.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

 2.3.2. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом: автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

  розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

 визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

 повторного автоматизованого розподілу судових справ;

 розподілу кримінальних проваджень постійно діючим колегіям суддів, визначеним зборами суддів.

2.3.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за п´ять робочих днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів, а клопотання, скарги, які надходять на розгляд слідчому судді як раніше визначеному судді за два робочих дні;

за один робочий день до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів;

за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів, а клопотання, скарги, які надходять на розгляд слідчому судді як раніше визначеному судді за два робочих дні;

у період відпустки судді;

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

під час тимчасової непрацездатності судді;

за один робочий день до навчання, яке суддя зобов´язаний проходити відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів»;

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ: у тому числі, у дні перебування судді (колегії суддів) у нарадчій кімнаті більше двох календарних днів, облік яких починається з дня видалення судді (колегії суддів) до нарадчої кімнати та закінчується днем проголошення судового рішення. При цьому заяви та матеріали, об´єктивний розгляд яких потребує незмінності складу суду та перелік яких передбачено підпунктами 2.3.31.2-2.3.31.13 пункту 2.3 Розділу ІІ цих Засад, підлягають передачі раніше визначеному в судовій справі судді, незважаючи на його перебування в нарадчій кімнаті.

 

Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

 

2.3.4. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:

із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження та відповідну спеціалізацію щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;

із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

2.3.5. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.

2.3.6. Коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи розраховується за формулою: К_Н = Сума (Вага_Судової_Справи) / КтРД, де

- К_Н коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи;

-   Сума (Вага_Судової_Справи) розраховується як сума ваги кожної судової справи, які були розподілені на суддю, починаючи з початку поточного року до моменту автоматизованого розподілу поточної судової справи;

Вага Судової Справи розраховується для кожної судової справи, яка була розподілена на суддю, починаючи з початку поточного року до моменту автоматизованого розподілу поточної судової справи, за формулою:

К_СКЛАДН * К_ФУС / К_АДМІН, де: К_СКЛАДН коефіцієнт складності судової справи (категорії судової справи), що підлягає автоматизованому розподілу (повинен бути більше 0);

К_ФУС коефіцієнт форми участі судді в розгляді судової справи на момент автоматизованого розподілу цієї судової справи;

К-АДМІН коефіцієнт адміністративних посад - коефіцієнт участі судді у судовій справі при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя на момент розподілу судової справи (повинен бути в межах від 0,4 до 1);

КтРД кількість робочих днів, у які судді розподілялися судові справи, починаючи з початку календарного року.

2.3.7. Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

2.3.8. Копія табеля обліку використання робочого часу щодо суддів, що складається для виплати заробітної плати, вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля.

2.3.9. Здійснення автоматизованого розподілу судових справ без урахування правил, зазначених у підпункті 2.3.4 пункту 2.3 цих Засад, не допускається.

 

Повноваження зборів суддів щодо вирішення питань про здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

 

2.3.10. Збори суддів мають право:

-    запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ, при цьому спеціалізація суддів визначається із розрахунку розподілу не менше двох суддів на одну спеціалізацію;

- затверджувати Засади використання автоматизованої системи документообігу суду та вносити зміни до цих Засад;

-     визначати  склади  постійно  діючих  колегій  суддів;

-     обирати слідчих суддів;

-     обирати ювенальних суддів та ювенальних слідчих суддів;

-    визначати особливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями у випадках:

1. виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);
2. виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегії суддів);
3. знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів;
4. реєстрації та/або розгляду клопотань у неробочі дні; затвердження графіку чергування слідчих суддів у період дії строку їх повноважень у вихідні та святкові дні.
5. передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді у випадках його тимчасової відсутності на час надходження судової справи;
6. у разі повторного надходження до суду позовних заяв з передбачених процесуальним законом підстав;
7. стосовно суддів, щодо яких за рішенням зборів суддів запроваджується (змінюється) спеціалізація з розгляду конкретних категорій справ;
8. у разі неможливості визначення  судді з числа суддів відповідної спеціалізації, у разі неможливості визначити склад колегії з числа суддів відповідної спеціалізації;
9. у інших передбачених законом випадках, через які суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ (в тому числі і у випадку обрання щодо судді запобіжного заходу з покладанням на нього обов’язків, які унеможливлюють здійснення ним правосуддя або участь у розгляді судових справ, та/або у випадку ухвалення Вищою радою правосуддя рішення про тимчасове відсторонення судді від здійснення правосуддя).

- визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, тощо;

- зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в суді або виконують інші обов’язки, не пов’язані із здійсненням правосуддя (судді, що здійснюють аналіз судової статистики або вивчення та узагальнення судової практики, а також є членами Ради суддів України або здійснюють науково-викладацьку діяльність у Національній школі суддів України), але не більше ніж до шістдесяти відсотків порівняно з навантаженням інших суддів;

- визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи;

-   розглядати  питання  щодо  настання  обставин,  які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого процесуальним законом;

         - заслуховувати за необхідності керівника апарату суду з питань функціонування АСДС, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження суддів;

         -   передбачати інші випадки передачі судових справ раніше визначеному в судовій справі судді за відсутності заборони у процесуальному законі.

Автоматизований розподіл судових справ, які підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні, здійснюється черговому судді, визначеному зборами суддів Київського районного суду м. Харкова;

За рішенням зборів суддів Київського районного суду м. Харкова зі складу суддів окремо обираються судді, стаж роботи яких становить не менше ніж десять років, які уповноважені здійснювати кримінальне провадження стосовно неповнолітніх (ювенальні судді, ювенальні слідчі судді).

Слідчі судді та ювенальні слідчі судді обираються за рішенням зборів суддів за пропозицією голови суду, а якщо пропозицію голови не підтримано, за пропозицією інших суддів, в порядку надходження пропозицій.

 

Автоматизований розподіл судових справ між суддями

 

2.3.11. Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх; спеціалізації суддів з розгляду справ, які віднесені до компетенції слідчих суддів або іншої спеціалізації, яка визначається зборами суддів.

За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя.

Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

2.3.12. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

2.3.13. Автоматизований розподіл судових справ відбувається автоматизованою системою документообігу суду з дотриманням вимог підпункту 2.3.21 пункту 2.3 Положення, шляхом визначення автоматизованою системою головуючого судді із числа всіх суддів з урахуванням його спеціалізації.

 Після визначення головуючого судді автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа суддів включених до складу постійних колегій суддів, які затверджені зборами суддів Київського районного суду м. Харкова.

У разі неможливості визначити склад колегії з числа суддів, які входять до складу постійної колегії суддів, автоматизована система визначає суддів, яких не вистачає, з числа усіх суддів Київського районного суду м. Харкова з урахуванням їх спеціалізації.

Результатом автоматизованого визначення складу колегії суддів є протокол автоматизованого визначення складу колегії суддів, що автоматично створюється автоматизованою системою.

2.3.14. Відповідно до визначеного процесуальним законодавством принципу незмінності складу суду, розгляд справи, як правило, проводиться визначеною автоматизованою системою колегією суддів.

Тимчасова відсутність судді-члена колегії, як правило, не може бути підставою для зміни складу колегії суддів.

 У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів - членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою за відсутності іншого судді із числа колегії суддів на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки судді-доповідача у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.21 пункту 2.3 Положення.

Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

Заяви про відвід слідчому судді або судді Київського районного суду м. Харкова, який здійснює кримінальне провадження одноособово підлягають розгляду іншим суддею цього ж суду визначеним автоматично з числа всіх працюючих суддів та реєструються під індексом «1-кс», а заяви про відвід, заявлений слідчому судді у вихідний чи святковий день визначається автоматично з числа усіх слідчих суддів Київського районного суду м. Харкова.

У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі ухвали суду про задоволення відводу, самовідводу.

2.3.15. Автоматизований розподіл судових справ, пов’язаних із виборчим процесом, а також судових справ про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, здійснюється з урахуванням навантаження судді судовими справами зазначених категорій.

2.3.16. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

2.3.17. Електронний примірник наказу про відрядження (про скасування наказу про відрядження) судді вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання. Доступ для коригування наказу автоматично блокується автоматизованою системою.

2.3.18. При об’єднанні судових справ автоматизованою системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю (суддів), якому передано для розгляду ці судові справи.

Не підлягають автоматизованому розподілу судові справи, які надійшли до суду першої інстанції для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України, а саме для вирішення питання про їх об´єднання в одне провадження.

Якщо обвинувальний акт, який надійшов до суду передбачає розгляд у складі колегії з трьох суддів, а в суді провадження здійснюється складом суду з одного судді, обвинувальний акт, направлений в порядку частини другої статті 334 КПК України передається для вирішення питання про їх об’єднання раніше визначеному головуючому судді з автоматизованим розподілом двох суддів – учасників колегії.

Якщо обвинувальний акт, який надійшов до суду передбачає розгляд  одним суддею, а в суді провадження здійснюється у складі колегії суддів, автоматизованою системою документообігу суду визначається склад суду з одного головуючого судді, судді – учасники колегії визначаються протоколом передачі судової справи раніше визначеному складу суду на підставі ухвали суду про об´єднання справи для розгляду колегією суддів.

У випадку тимчасової неможливості здійснювати правосуддя складом суду, в провадженні якого перебуває кримінальне провадження щодо особи, відносно якої вже здійснюється провадження в суді у зв´язку із відпусткою, тимчасовою непрацездатністю судді, перебуванням у нарадчій кімнаті, кримінальні провадження, за якими стосовно обвинувачених обрано запобіжні заходи у вигляді тримання під вартою, домашнього арешту, термін дії яких спливає під час відсутності судді вказані кримінальні провадження підлягають реєстрації та автоматизованому розподілу між суддями.

2.3.19. У разі роз’єднання (виділення) судових справ, виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.

При роз’єднанні (виділенні) судових справ системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю із врахуванням таких судових справ.

2.3.20. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого розподілу; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; категорія судової справи; коефіцієнт складності судової справи; інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення головуючого судді за випадковим числом; інформація про визначення складу колегії суддів за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого розподілу; тривалість автоматизованого розподілу. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів автоматизованої системи щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями не може бути обмежений.

Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для використання в суді.

2.3.21. У разі розгляду судової справи колегією суддів відповідного суду до протоколу та звіту автоматично включаються прізвища суддів, які входять до складу колегії із зазначенням прізвища головуючого судді.

2.3.22. У разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів у суді першої інстанції після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки головуючого судді здійснюється повторний автоматизований розподіл судової справи з метою збільшення складу суду у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.21 пункту 2.3 Положення.

Результатом автоматизованого визначення складу колегії суддів є протокол автоматизованого визначення складу колегії суддів, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про визначення складу колегії суддів відповідного суду. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого визначення складу колегії суддів; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; категорія судової справи; коефіцієнт складності судової справи; інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення складу колегії суддів; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого визначення складу колегії суддів; тривалість автоматизованого розподілу. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматизованого визначення складу колегії суддів автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматизованого визначення складу колегії суддів автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол автоматизованого визначення складу колегії суддів роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про визначення складу колегії суддів може бути роздрукований для використання в суді.

 

Визначення запасного судді у кримінальному провадженні

 

2.3.23. Запасний суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу справ між суддями.

2.3.24. Результатом визначення запасного судді є протокол автоматизованого визначення запасного судді, що автоматично створюється автоматизованою системою.

2.3.25. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт автоматизованого визначення запасного судді. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого визначення запасного судді; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; категорія судової справи; коефіцієнт складності судової справи; інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення запасного судді за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого визначення запасного судді; тривалість автоматизованого визначення запасного судді.

 Доступ для коригування протоколу та звіту автоматизованого визначення запасного судді автоматично блокується автоматизованою системою. Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів автоматизованого визначення запасного судді автоматизованої системи не може бути обмежений.

 Протокол автоматизованого визначення запасного судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

 Звіт про визначення запасного судді може бути роздрукований для використання в суді.

 

 Заміна основного судді запасним суддею у кримінальному провадженні

 

2.3.26. У разі заміни основного судді запасним суддею створюється протокол заміни основного судді запасним суддею, що автоматично створюється автоматизованою системою.

2.3.27. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про заміну основного судді запасним суддею. Звіт містить такі відомості: дата та час початку заміни основного судді запасним суддею; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; категорія судової справи; коефіцієнт складності судової справи; інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація щодо заміни основного судді запасним суддею; версія автоматизованої системи; час закінчення заміни основного судді запасним суддею; тривалість автоматизованого розподілу.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо заміни основного судді запасним суддею автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо заміни основного судді запасним суддею автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол заміни основного судді запасним суддею роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про заміну основного судді запасним суддею може бути роздрукований для використання в суді.

 

Визначення слідчого судді

 

2.3.28. Визначення  слідчого  судді  здійснюється за правилами автоматизованого розподілу, згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3.  цих Засад.

Кількість слідчих суддів у Київському районному суді м. Харкова та їх персональний склад визначається зборами суддів та не може перевищувати 50 % від фактичної чисельності суддів, які здійснюють правосуддя.

Слідчі судді обираються на строк не більше трьох років та можуть бути обрані повторно.

2.3.29. Результатом визначення  слідчого  судді  є  протокол автоматизованого визначення слідчого судді, що автоматично створюється автоматизованою системою. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматизоване визначення слідчого судді.

Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого визначення слідчого судді; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; категорія судової справи; коефіцієнт складності судової справи; інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення слідчого судді за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого визначення слідчого судді; тривалість автоматизованого розподілу. Доступ для коригування протоколу та звіту автоматизованого визначення слідчого судді автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматизованого визначення слідчого судді автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол автоматизованого визначення слідчого судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про автоматизоване визначення слідчого судді може бути роздрукований для використання в суді.

 

Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

 

2.3.31.  Передача судової справи раніше визначеному судді проводиться щодо:

2.3.31.1. клопотань (подань, скарг), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР).

У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі (кримінальному провадженні) слідчого судді розподіл таких судових справ та матеріалів (скарг, клопотань) здійснюється автоматизованою системою шляхом автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідно першого клопотання (скарги) по одному кримінальному провадженню слідчому судді, наступні клопотання передаються слідчому судді як раніше визначеному.

У разі коли в кримінальному провадженні визначено декілька слідчих суддів, які на час реєстрації клопотання, скарги приймають участь в автоматизованому розподілі судових справ клопотання розподіляється почергово від першого до наступного наявного в розподілі слідчого судді.

2.3.31.2. Судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій для продовження судового розгляду. Такі справи зі збереженням єдиного унікального номеру передаються у раніше визначений склад суду, з урахуванням даних табеля обліку робочого часу.

2.3.31.3. Заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

 2.3.31.4. Заяви про перегляд заочного рішення;

 2.3.31.5. Заяви та клопотання з процесуальних питань, пов'язаних із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;

 2.3.31.6. Матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

 2.3.31.7. Зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;

2.3.31.8. Заяв про відновлення втраченого судового провадження;

2.3.31.9. Заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви, заяв про зустрічне забезпечення;

2.3.31.10. Заяв  про  перегляд  судового  рішення  за  нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;

 2.3.31.11. Позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;

 2.3.31.12. Справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

2.3.31.13. Справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання;

2.3.32. Судові справи, зазначені у підпунктах  2.3.31.2. - 2.3.31.13. цих Засад у разі тимчасової відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у передбачених законом випадках (тимчасова непрацездатність, відпустка, відрядження тощо), передаються раніше визначеному судді - після закінчення періоду відсутності на роботі.

У разі тривалої відсутності раніше визначеного в судовій справі судді, що може призвести до неможливості розгляду справ та матеріалів, зазначених у підпунктах  2.3.31.2. - 2.3.31.13, у строки, встановлені процесуальним законодавством, такі справи розподіляються у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.4 пункту 2.3 цих Засад.

2.3.33. Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду, що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.

Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

2.3.34. У разі надходження до суду дублюючих позовних заяв, адміністративних позовів, скарг, клопотань, що надходять для вирішення в порядку кримінального судочинства та інших матеріалів в паперовому та електронному вигляді через систему «Електронний суд», які аналогічно відтворюють зміст вимог та їх обґрунтування, та які вже пройшли реєстрацію в автоматизованій системі, залучати їх до матеріалів тієї справи, провадження, яке зареєстроване в суді першим та на момент надходження наступного позову (матеріалу, тощо) не знайшло свого процесуального вирішення.

2.3.34.1 Не передаються раніше визначеному судді справи та матеріали заяви, клопотання:

• Після скасування вироку або ухвали суду;
• Після скасування рішення суду або ухвали про закриття провадження у справі;
• Якщо суддя брав участь у врегулюванні спору у цивільній справі;
• Заяви про перегляд судового рішення у зв´язку з виключними обставинами у цивільній чи адміністративній справі, по якій суддя брав участь у її вирішенні;
• Заяви про перегляд за нововиявленими обставинами рішення суду у цій справі, якщо рішення скасовано судом вищої інстанції в цивільній чи адміністративній справі;
• Після скасування попередніх рішення, постанови або ухвали про закриття провадження в адміністративній справі;
• Якщо суддя брав участь у врегулюванні спору у адміністративній справі, крім випадку, коли проведення врегулювання спору за участі судді було ініційовано суддею, але до закінчення встановленого в ухвалі про відкриття провадження у справі строку сторона заперечила проти його проведення.

За наявності вищевказаних обставин справи, заяви, клопотання, матеріали передаються судді в порядку визначеному  підпунктом 2.3.4 пункту 2.3 цих Засад.

 

Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

 

2.3.35 Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному підпунктами 2.3.4, 2.3.21 Положення.

2.3.36. Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи зі збереженням єдиного унікального номеру передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), що додається до матеріалів справи.

Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

2.3.37. Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.3.39 пункту 2.3 Положення, на момент повернення її із суду апеляційної, касаційної інстанцій чи експертної установи не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 Положення.

2.3.38. За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи. Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

2.3.39. Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду. Звіт містить такі відомості: дата та час початку повторного автоматизованого розподілу; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; категорія судової справи; коефіцієнт складності судової справи; інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація щодо визначення повноважень суддів; інформація про визначення головуючого судді за випадковим числом; інформація про визначення складу колегії суддів; підстави проведення повторного автоматизованого розподілу; версія автоматизованої системи; час закінчення повторного автоматизованого розподілу; тривалість автоматизованого розподілу.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для використання в суді.

2.3.40. Результатом повторного автоматизованого визначення запасного судді є протокол повторного автоматизованого визначення запасного судді, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Результатом повторного автоматизованого визначення слідчого судді є протокол повторного автоматизованого визначення слідчого судді, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторне автоматизоване визначення запасного, слідчого судді. Звіт містить такі відомості: дата та час початку повторного автоматизованого визначення запасного, слідчого судді; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; категорія судової справи; коефіцієнт складності судової справи; інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення запасного, слідчого судді за випадковим числом; підстави проведення повторного автоматизованого визначення запасного, слідчого судді; версія автоматизованої системи; час закінчення повторного автоматизованого визначення запасного, слідчого судді; тривалість автоматизованого розподілу.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо повторного автоматизованого визначення запасного, слідчого судді автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо повторного автоматизованого визначення запасного, слідчого судді автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол повторного автоматизованого визначення запасного, слідчого судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт може бути роздрукований для використання в суді.

 

Автоматизований розподіл судових справ після відновлення роботи автоматизованої системи

 

2.3.41. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до цих Засад фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

2.3.42. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у підпункті  2.3.41 пункту 2.3 цих Засад.

2.3.43. У разі настання обставин, зазначених у підпункті 2.3.49 пункту 2.3 Засад, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється згідно резолюції голови суду, а в разі його відсутності – особи, яка виконує обов´язки голови суду згідно із черговістю за списком суддів, складеним в алфавітному порядку, з урахуванням даних табеля обліку робочого часу суддів.

2.3.44. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 2.3.41 пункту 2.3 цих Засад, до автоматизованої системи вноситься передбачена цими Засадами інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

 

Неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями

 

2.3.45. У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ відповідно до підпункту 2.3.16 пункту 2.3 цих Засад автоматизованою системою автоматизовано створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого розподілу; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; категорія судової справи; коефіцієнт складності судової справи; інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення головуючого судді за випадковим числом; інформація про визначення складу колегії суддів (за наявності); підстави проведення повторного автоматизованого розподілу; причини неможливості автоматизованого розподілу судових справ; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого розподілу; тривалість автоматизованого розподілу.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями може бути роздрукований для використання в суді.

 2.3.46. У разі усунення обставин, що унеможливлюють здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ, такий розподіл відбувається відповідно до вимог цих Засад.

 

2.4. Передача судових справ для подальшого розгляду суддею (колегією суддів)

 

2.4.1. Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді.

2.4.2. Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.

 

2.5. Визначення присяжних

 

2.5.1. Визначення присяжних проводиться для розгляду: кримінального провадження в суді першої інстанції; цивільних справ в порядку окремого провадження. Присяжні визначаються шляхом випадкового відбору зі списку присяжних із дотриманням принципу рівної ймовірності відбору. Не бере участь у випадковому відборі присяжний у період відпустки, тимчасової непрацездатності, відрядження та в інших випадках, що унеможливлюють його участь у розгляді справи у визначений законом строк, за наявності в судів відповідної інформації, за розпорядженням керівника апарату суду.

Протокол попереднього відбору присяжних створюється автоматизованою системою, роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Доступ для коригування протоколу попереднього відбору присяжних автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів попереднього відбору присяжних автоматизованої системи не може бути обмежений.

2.5.2. У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматизоване визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних, в кількості семи осіб.

2.5.3. Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою - п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, присяжних залишилось не менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою визначаються три основні та два запасні присяжні з додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.

2.5.4. Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою - п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, основних та запасних присяжних залишилось менше від необхідної для участі в судовому провадженні кількості, автоматизованою системою визначається добір присяжних зі списку присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору із числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі в судовому провадженні.

2.5.5. У випадках,  визначених  Цивільним  процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматизоване визначення присяжних, які внесені до списку, у кількості двох осіб.

2.5.6. При визначенні присяжних із загального списку присяжних виключаються ті, що в цьому році брали участь у розгляді справ більше ніж один календарний місяць, та ті, що були виключені на підставі відповідних ухвал суду в цьому судовому провадженні.

2.5.7. Результатом визначення присяжних є протокол автоматизованого визначення присяжних, що автоматично створюється автоматизованою системою. Протокол автоматизованого визначення присяжних роздруковується, підписується уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого визначення присяжних, та додається до матеріалів судової справи.

2.5.8. На заміну основного присяжного, який вибув з розгляду кримінального провадження, здійснюється автоматизований добір основного присяжного для розгляду кримінального провадження із числа запасних присяжних, визначених для розгляду даного кримінального провадження, із додержанням принципу рівної ймовірності відбору. Якщо на момент вибуття основного присяжного з розгляду кримінального провадження не залишилось запасних присяжних, визначених для розгляду даного кримінального провадження, які можуть брати участь у розгляді цієї справи, здійснюється додатковий автоматизований добір основного присяжного за загальними правилами автоматизованого визначення присяжних у кримінальному провадженні.

Результатом автоматизованої заміни основного присяжного запасним у кримінальному провадженні є протокол автоматизованого визначення присяжних, що автоматично створюється автоматизованою системою.

2.5.9.  На заміну присяжного, який вибув з розгляду цивільної справи, здійснюється додатковий автоматизований добір присяжного за загальними правилами автоматизованого визначення присяжних для розгляду цивільної справи у порядку окремого провадження.

2.5.10. У разі визначення автоматизованою системою неможливості визначення присяжних автоматично створюється протокол щодо неможливості автоматизованого визначення присяжних. Протокол щодо неможливості автоматизованого визначення присяжних роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи. Автоматизоване визначення присяжних здійснюється за загальними правилами, визначеними цими Засадами, після усунення обставин, що унеможливлюють визначення присяжних.

2.5.11. Доступ для коригування протоколів щодо визначення присяжних автоматично блокується автоматизованою системою.

 

2.6. Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили

 

2.6.1. У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов’язків.

Персональну відповідальність за організацію в суді своєчасного внесення до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили, направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень несе керівник апарату суду.

2.6.2. До автоматизованої системи вносяться відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень:

у разі ухвалення судового рішення, яке не може бути оскаржене, не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту відповідного судового рішення. У разі прийняття рішення за наслідками розгляду у письмовому провадженні - не пізніше наступного робочого дня після набрання судовим рішенням законної сили;

 у разі закінчення строку для подання апеляційної скарги, якщо таку скаргу не було подано.

 

2.7. Надання інформації про стан розгляду судових справ

 

2.7.1. На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження, прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, за виключними обставинами.

 2.7.2. Видача  копії  судового  рішення  здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України «Про доступ до судових рішень».

2.7.3. Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається судом, який ухвалив відповідне рішення, в паперовій або електронній формі, в порядку, визначеному процесуальним законодавством.

2.7.4.   На вебпорталі судової влади України щоденно оприлюднюється така інформація:

список судових справ, призначених до розгляду (дата та час розгляду судової справи; склад суду; єдиний унікальний номер судової справи; сторони у справі; суть судової справи). У разі, якщо суд розташований в декількох приміщеннях, у списку зазначається адреса приміщення суду;

список апеляційних скарг (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; сторони у судовій справі; дата надходження апеляційної скарги; дата надсилання судової справи до апеляційного суду);

список автоматично розподілених судових справ (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; дата визначення складу суду; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи);

інформація щодо стадій розгляду судових справ (назва суду; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; дата реєстрації; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи; стадія розгляду судової справи; звіт про автоматизований розподіл судової справи);

 інформація щодо офіційного оприлюднення оголошень у справах.

 Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.

 Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.

 

2.8. Централізоване зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених в суді

 

2.8.1.   Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматизованого розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до цих Засад, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактора текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).

Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані «Оригінал» після їх підписання автором (авторами). У визначених законодавством випадках електронний примірник документа може бути підписано уповноваженою особою.

Доступ для коригування зазначених документів автоматично блокується автоматизованою системою.

 З метою ідентифікації документа та його швидкого пошуку в автоматизованій системі для кожного документа автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор. Структура унікального ідентифікатора є такою: код бази даних суду, унікальний ідентифікатор документа в базі даних суду, тип документа та тип юрисдикції.

У такий спосіб створюються оригінали електронних документів суду, які зберігаються в базі даних автоматизованої системи документообігу суду та надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

 2.8.2. Електронна картка судової справи разом з електронними документами, що додані до картки судової справи, автоматично пересилаються до центральної бази даних автоматизованої системи не рідше одного разу на дві години.

 

2.9. Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ

 

2.9.1. Електронні примірники судових рішень, засвідчені КЕП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.

2.9.2.    Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.

 

2.10. Підготовка статистичних даних

 

2.10.1. Автоматизована система забезпечує:

введення у повному обсязі первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи відповідними користувачами автоматизованої системи;

перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю введених первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи;

формування статистичних звітів в автоматичному режимі на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду;

перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю статистичних звітів суду;

зведення статистичних звітів та іншої статистичної інформації в автоматичному режимі;

формування узагальнюючих та аналітичних показників в автоматичному режимі;

передачу та отримання офіційних статистичних звітів у межах автоматизованої системи документообігу суду:

від Київського районного суду м. Харкова до Територіального управління ДСА України;

від Київського районного суду м. Харкова до ДСА України та Верховного Суду;

формування іншої оперативної статистичної звітності на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду за будь-який період часу для отримання інформації про поточну ситуацію в суді з метою здійснення аналізу щодо підвищення продуктивності, ефективності та якості судових процедур.

2.10.2. Форми  статистичної  звітності  та  періодичність   їх  подання затверджуються наказами ДСА України.

2.10.3. Електронний примірник кожного статистичного звіту зберігається в автоматизованій системі в стані «Оригінал» після його підписання автором.

У визначених законодавством випадках електронний примірник звіту може бути підписано уповноваженою особою.

Доступ для коригування зазначеного статистичного звіту автоматично блокується автоматизованою системою.

 Для кожного статистичного звіту автоматизованою системою автоматично формується унікальний ідентифікатор.

У такий спосіб створюються оригінали електронних статистичних звітів, які надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

 

2.11. Передача судових справ до електронного архіву

 

2.11. До електронного архіву суду передаються усі відомості щодо розглянутих судових справ, які внесені до бази даних автоматизованої системи.

 

ІІІ. Забезпечення безпеки автоматизованої системи та моніторинг її функціонування

 

3.1.  Забезпечення  захисту  інформаційних  ресурсів  автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування засобів і методів технічного захисту інформації, впровадження організаційних та інженерно-технічних заходів комплексної системи захисту інформації, спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого доступу до неї, її модифікації або спотворення.

3.2. Забезпечення цілісності та збереження інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування відповідного програмного забезпечення і технічних ресурсів, комплексів, організаційних заходів.

3.3.   Для підтримки працездатності автоматизованої системи, моніторингу її функціонування судом надсилається до адміністратора автоматизованої системи база даних автоматизованої системи суду не пізніше наступного робочого дня після отримання від адміністратора автоматизованої системи відповідного запиту.

3.4. Доручення адміністратора автоматизованої системи щодо порядку функціонування автоматизованої системи в Київському районному суді м. Харкова є обов’язковими до виконання.

3.5. Збори суддів за необхідності заслуховують керівника апарату суду з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження суддів.

3.6. Інформація щодо стану навантаження на кожного суддю Київського районного суду м. Харкова є відкритою для суддів цього суду та не може бути обмежена.

 

IV Прикінцеві положення

 

4.1. Ці засади використання автоматизованої системи документообігу Київського районного суду м. Харкова затверджені зборами суддів Київського районного суду м. Харкова 07 квітня 2025 року, набирають чинності та вводяться в дію з 08 квітня 2025 року.

4.2. Засади використання автоматизованої системи документообігу Київського районного суду м. Харкова, затверджені зборами суддів Київського районного суду м. Харкова 31 жовтня 2016 року, з урахуванням внесених 16 січня 2017 року, 08 червня 2017 року, 03 жовтня 2018 року, 17 грудня 2018 року змін, діють до 07 квітня 2025 року включно, після чого втрачають чинність.

4.3. Керівнику апарату Київського районного суду м. Харкова забезпечити з 08 квітня 2025 року виконання цих Засад в Київському районному суді м. Харкова.